在职场中，没有写作是无法生存的。写作能力对于专业人士来说非常重要，必须牢牢掌握。想提高写作能力，没有捷径可走。只有多学多练，由易到难，循序渐进，才能提高写作能力，掌握写作技巧。

工作中，接到领导交办的工作，就需要去执行和推动。这个时候，你离不开请示领导，和同事沟通协调。

随着计算机办公系统的应用和智能手机的普及，工作邮件、微信或QQ已经成为职场中最常用的沟通方式。一封高效体面的工作邮件，一条表达清晰的微信或QQ消息，会让沟通更顺畅。而一个人的职业素养和做事能力也会在邮件和信息中表现出来。

一、邮件和信息的基本要求

最初沟通多以工作邮件的形式传递，后来用QQ，现在用微信更多。一个部门建立微信群，微信群里发布什么信息和要求，大家都能看到并及时回复。私信方面，以点对点微信为主。

QQ和微信是即时通讯软件，是工作邮件的升级版，更加方便快捷，尤其是在智能手机普及的今天。

无论是工作邮件、QQ还是微信，想要在职场中起到沟通协调的作用，就必须遵守一定的规则。工作邮件属于电子邮件，应该符合书信的基本写作规律。QQ和微信虽然比较直接，但也要注意一定的规则。

通过邮件和信息，接收者可以清楚地知道你的诉求，并可以在自己的能力或权限范围内回答这些诉求或提供相关信息。因此，在撰写电子邮件和信息时，我们应该注意以下几点：

一、立意方面，你一定要围绕现状、诉求(包括理由)、前景来写，让别人清楚地知道你的目的、理由、结果。

第二，在材料组织上，要突出沟通请求的必要性，提出自己的理由。对于复杂或模糊的事项，要尽量简单明了地描述，关键信息要具体明确，增强说服力。

第三，在内容结构上，要注意组织性、逻辑性、层次性，让人读起来清晰、明了、准确。

第四，在语言表达上，要注意语气和措辞。同样的意思，用不同的表情和语气，会有不同的效果。我们要注意细微的差别，用最恰当的方式表达出来。

二、邮件写作的具体要求

1.主题。邮件的主题要简洁明了，能真实反映工作邮件的内容和重要性，让人一看就明白邮件的主要内容。发自XXX的邮件要写清楚外部邮件的主题，让对方很容易找到。回复对方邮件的时候，你要么保持标题不变，要么做适当的改动。

2.地址格式。邮件开头要有称呼，既礼貌又有帮助。地址表格应该写在第一行的顶端。如果对方有立场，要尊重立场；如果不知道职位，知道对方性别，可以叫他们& quot先生& quot或者& quot小姐& quot。如果你是长辈，加& quot亲爱的& quot在地址之前。如果有多个收件人，需要分别列出。也可以总结，比如同事；也可以只关注一个人，考虑其他人。

3.敬语。邮件的开头和结尾都要有敬语。开头应该有简单的问候，可以是& quot喂& quot，& quot喂& quot和& quot喂& quot。标题换行后，问候语应写在两个空格内。邮件末尾的信息可以是& quot祝你工作顺利& quot，& quot祝好运& quot和& quot身体健康& quot，或其他特定消息，如& quot去夏延& quot，& quot到冬天& quot和& quot向& quot。"祝& quot和& quot真诚地& quot应该写在一行的末尾或新的一行，开头有两个空格，而& quot平滑& quot和& quot敬礼& quot应该在顶部另起一行。

4.文字。电子邮件的正文应该简洁。第一次交易时，你应该首先表明你的身份，以示尊重。

正文内容应该符合电子邮件的目的。通知类要明确说明通知的事项和要点，明确相应要求；沟通类要提供必要的信息，梳理出需要沟通并形成共识的要点，实现信息对称；回答询问类对问题和咨询事项进行有针对性的解答；申请类应明确说明申请的依据和必要性，明确提出要点；工作建议类要简明扼要地提出建议和理由，指出哪些需要领导决策；问候和礼仪要表达真诚和善意。

邮件沟通的内容可以多也可以少，但一定要把相关信息说清楚，说清楚，说准确。内容多的时候，可以用序号，层次，段落表达。字迹要流畅、清晰、明了、简洁。多使用简单的单词和短句，并添加图表配合文字表达。如需补充，应及时发新邮件。

5.最后。邮件末尾需要签名。签名可以包括姓名、职务、公司、电话、地址等信息，以便对方及时联系你。对于内部、私密、熟悉的人，签名可以简化。

6.附件。如果邮件有附件，应该提示收件人查看附件。附件应该少而精。如果有很多附件，应该打包压缩成一个文件。

7.语言，文字，语气，表达。电子邮件要尊重对方的语言习惯，用与对方相同的语言回复邮件。要选择易读的字体和字号，一般使用相同的字体、字号和颜色。如果需要强调什么，可以加粗，加下划线或者换颜色。要根据需要，选择合适的语气来表达，语气要恰当、谦和、谦逊、礼貌；尊重对方，多使用敬语，表达一种豁达、热情、友好的态度，让对方更容易接受。

在发送邮件之前，一定要仔细检查，看看书写是否流畅，是否有拼写错误。

三、信息的写作要点

如果仅仅是沟通信息，或者是联络感情，格式上可以适当简化。但也必须做到：表达信息要准确，提出要求要清晰，咨询回复要明白，请示工作要恭敬，沟通事项要明了，语言表达要条理，语气选择要恰当，情感流露要真实，让人容易理解和接受，不至于产生误解。