文书档案管理制度

规范文件和档案管理所涉及的过程准则属于文件和档案管理的体系内容。在建立全面的文档档案管理之前，有必要对文档档案管理有一个深入的了解。

1、公文的类别

公文是传达和贯彻上级指示精神、请示和回答问题、指导或协商工作的重要工具。

一般文档分为以下几类：

(1)请示。向上级请示批准。

(2)举报。向上级报告。

指知识。给下属机关分配工作。

(4)通知。公告和通知。

明确工作活动的指导原则，并公布应遵守或公众知晓的事项& quot通知& quot。

通过& quot公告& quot。

在一定范围内公布应遵守或通知的事项，& quot注意& quot。

(5)回复。答复请求事项，用& quot回复& quot。

(6)通知。传达上级指示，要求下级办理或需要了解的事项，批准下级的文件或转发上级、同级和非所属单位的文件，使用& quot注意& quot。

(7)通知。用& quot公告& quot。

(八)决定和决议。传达下属单位需要知道的重要信息和事项，对某些问题或重大行动作出安排，用& quot决议& quot对于需要实施的事项。

(9)信。平行或无隶属关系的单位相互协商工作，要求相关主管部门审批等。提问或回答问题，并使用& quot字母& quot。

(10)会议纪要。通过会议议定的事项和主要精神，并要求有关单位共同遵守，用& quot会议纪要& quot。

2、公文的格式

公文格式一般包括：标题、主送单位(部门)、附件、单位印章、签发时间、潜在送单位(部门)、公文字号、主题词等。

(1)公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除经批准的规范性文件外，公文标题一般不加书名等标点符号。

(2)向上级请示的公文，一般只由一个主送单位(部门)撰写。如果需要同时上报另一个上级单位(部门)，可以抄送。

(3)发文时间以领导签发日期为准；联合行文，主要以最后一个单位签发的日期为准。

(4)文件字号一般包括单位代码、年份号和序号。只注明主办单位(部门)的公文编号。

(5)公文有附件的，应当在正文后、单位名称前注明附件名称和数量。

(6)收发单位(部门)应书写本单位(部门)的全称或规范化简称。联合发文，主办单位(部门)应排在首位。

(7)正文应从左至右水平书写。

(8)公文用纸一般为16张，左侧装订，纸张大小根据实际书写关系确定。

3、档案管理制度

在各种活动中，企业形成并积累了大量的企业档案。企业档案管理的基本任务是按照一定的原则和要求对企业档案进行科学管理，积极开发企业档案信息资源，及时准确地为有关部门提供企业档案，为企业的长远发展服务。

与企业档案管理的工作内容类似，档案管理制度的基本内容主要由两部分组成，一是企业档案行政管理的工作制度，二是企业档案业务建设的工作制度。

(1)企业档案管理系统。总的来说，是指对企业档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的行为准则。

(2)企业档案员工作制度建设。一般来说，它是指为管理、监督和指导而形成、积累、整理的一种行为规范